Sporządzenie aktu notarialnego wymaga dostarczenia do kancelarii odpowiednich dokumentów oraz danych osobowych, przed ustalonym terminem dokonania czynności notarialnej, w celu ich sprawdzenia oraz przygotowania treści aktu notarialnego.
Zakres dokumentów wymaganych do czynności określany jest indywidualnie.
Dane stron niezbędne do przygotowania aktu notarialnego:
- osoby fizyczne – imiona, nazwiska, imiona rodziców, miejsce zamieszkania, serie i numery dokumentów tożsamości, numer PESEL, NIP (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą) oraz stan cywilny;
- osoby prawne – nazwa osoby prawnej, dane osobowe przedstawicieli, numer rejestru, REGON, NIP, adres siedziby oraz umowa spółki (statut).
Dokumenty potrzebne do zbycia nieruchomości gruntowej:
- numer księgi wieczystej;
- dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości;
- wypis z rejestru gruntów, opatrzony klauzulą, że dokument ten stanowi podstawę do dokonania wpisu w księdze wieczystej;
- zaświadczenie stwierdzające czy zbywana nieruchomość objęta jest uproszczonym planem urządzenia lasu;
- zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu;
- inne zależne od sytuacji prawnej (np. wyrys z mapy ewidencyjnej, mapa z projektem podziału nieruchomości wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą ten podział).
Dokumenty potrzebne do zbycia nieruchomości stanowiącej lokal mieszkalny lub lokal o innym przeznaczeniu:
- numer księgi wieczystej;
- dokument stwierdzający podstawę nabycia;
- zaświadczenie o braku osób zameldowanych w lokalu;
- świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.
Dokumenty potrzebne do zawarcia umowy majątkowej małżeńskiej:
- odpis skrócony aktu małżeństwa.
Dokumenty potrzebne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
- numer PESEL osoby zmarłej;
- odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, a w przypadku kobiet, które zmieniły nazwisko rodowe – odpisy skrócone aktów małżeństwa;
- oryginał testamentu własnoręcznego lub wypis testamentu notarialnego, jeżeli był sporządzony;
- numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku po spadkodawcy.
W niektórych przypadkach konieczne jest także przedłożenie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, potwierdzające zapłacenie podatku, zwolnienie od podatku lub wygaśnięcie podatku w podatku od spadków i darowizn.